En el capítulo 1, Marina y equipo trazaron el plan para adecuar su programa de gestión de alérgenos versión 5.1 y cumplir los requisitos de la versión 6, que en materia de alérgenos, viene “reloaded”.
Con la hoja de ruta clara, empezaron por el principio: la Matriz de contenido alergénico de los materiales.
Evaluaron el punto de partida:
Contaban con una biblioteca de cartas de garantía de materiales
Cada material cargado en el software de gestión tenía asignados los alérgenos declarados en la carta de garantía del proveedor.
Sin embargo, haciendo sintonía fina (que el caso lo ameritaba), vieron que:
❌ No contaban con todas las cartas de garantía de los materiales que actualmente se utilizaban en planta
❌ En ausencia de las cartas de garantía, se había cargado la información del rótulo del material.
❌ 50% de las cartas de garantía tenían más de 3 años y/o no estaban firmadas por el responsable de calidad
❌ En los casos de materiales con más de 1 proveedor aprobado, no contaban con las cartas de garantía de cada uno de ellos, sino que se había asumido, erróneamente, que todos tendrían los mismos alérgenos.
❌ Sólo habían considerado materias primas. Materiales de empaque primario e insumos que entran en contacto directo con el producto, nunca habían estado en el radar.
Marina recordó esta máxima:
Y, como asumir el riesgo no era opción, decidieron asignar tareas y poner manos a la obra para asegurar que la matriz de contenido alergénico de los materiales reflejara la foto actual de la planta.
Para esta tarea, involucraron un jugador clave: Rodo, de Compras, quien se encargaría del primer contacto con los proveedores.
Trazaron las acciones y avanzaron paso a paso con esta secuencia:
Paso #1: Extrajeron del Software productivo un listado actualizado de todos los materiales que se utilizan para elaborar el total de las referencias de planta. Con esto, tenían el universo de materiales a mapear.
Paso #2: Confeccionaron la Matriz de Contenido de alérgenos de los materiales – en blanco – ya que luego cargarían allí la información que irían relevando en los pasos siguientes.
Te muestro el cómo en este video:
Y de yapa, te comparto aquí la Matriz de Contenido de Alérgenos para que la "tunees" y la adaptes a tu planta 💪
Paso #3: Solicitaron las Cartas de Garantía faltantes / fuera de vigencia / sin firma según el relevamiento que habían hecho anteriormente.
✅ Establecieron que la vigencia de las cartas de garantía debía ser de 1 año.
✅ Confeccionaron este “correo modelo” que Rodo, de Compras, luego envió a los proveedores:
👉 Si te gustó este correo, puedes encontrarlo aquí listo para copiar y pegar! 💪
Previendo que varios proveedores tuviesen que confeccionar de cero y por primera vez la Carta de Garantía, enviaron, junto con el correo, el formato para que pudiesen completar directamente y asegurarse así contar con toda la información necesaria desde la primera vez.
👉 Tu también puedes contar con el formato de Carta de Garantía editable para enviar a tus proveedores y salir andando a toda velocidad como el tren bala! 🚅
FAST FORWARD
El diario del lunes, (de haberlo tenido) les hubiese enseñado que:
Sólo el 50% de los proveedores contestarían luego del primer contacto.
Un 30% de los proveedores necesitarían 3, 4 y hasta 5 contactos por correo y/o varias llamadas telefónicas para lograr enviar la Carta de Garantía
El 20% restante les exigiría ponerse creativos: llamada en frío al dueño de la empresa, contacto a través de redes sociales, del 0800 y hasta habría un caso en el que tuvieron que hacerse un viajecito a la planta y hacer una auditoría focalizada en la gestión de alérgenos para construir juntos una carta de garantía que reflejara los alérgenos presentes y potencialmente presentes en los ingredientes que entregaba a la planta de Marina.
Incluso después de lograr el envío de la Carta de Garantía, se encontrarían con desvíos:
❌ Cartas de Garantía sin fecha de revisión
❌ Cartas de Garantía sin firma del responsable de Calidad
❌ Cartas de Garantía con fecha de revisión > 1 año
❌ Fichas Técnicas en lugar de la Carta de Garantía
❌ Cartas de Garantía con inconsistencias
Que requerirían volver a contactar al proveedor para llegar a buen puerto.
Si habían asignado 3 semanas en el Gantt, la realidad demostró que demoraron 6 en este proceso.
Sin embargo, comprobarían más tarde que todo ese esfuerzo y las semanas que tuvieron que sumar, habrían valido la pena.
Contar con una Matriz de contenido de alérgenos de los materiales completa y confiable allanaría el camino y haría más transparentes las decisiones que tendrían que tomar después.
Además, era el primer paso del ítem a) del Requisito adicional 2.5.6 de la Norma.
Con toda la información del Paso #3, avanzaron un casillero más:
Paso #4: Completaron la Matriz de contenido de alérgenos de los materiales con la información de alérgenos que “CONTIENE” y que “PUEDE CONTENER” cada uno de ellos, basándose en la información de las Cartas de Garantía que había sabido conseguir!
Paso #5: Determinaron el Nivel de Riesgo de cada material.
Te cuento cómo lo hicieron en este video:
Paso #6: Establecieron el plan de control de cada material en función del nivel de riesgo aplicando los siguientes criterios:
En la planta de Marina, enorme, con más de 1000 materiales diferentes, así como en todas las plantas, lo saludable, lo desesable y a dónde tenemos que apuntar es que la mayoría de los materiales tengan un nivel de riesgo BAJO de presencia inadvertida de alérgenos y que por tanto podamos confiar en lo declarado en la carta de garantía, sin necesidad de recurrir a medidas de control adicionales que suman costos, tiempos de espera con material bloqueado en depósito y complejizan la operación.
Dicho de otra manera, la idea es reservar ese esfuerzo adicional en medidas de control sólo para un porcentaje minoritario (cuanto menor sea, mejor) de materiales que obtengan calificación de riesgo MEDIO o ALTO de presencia inadvertida de alérgenos.
Al terminar el proceso, Marina tildó como “Cumplidas” las tareas 1 y 2 del plan de acción:
Ya estaban en condiciones de completar la Matriz de Alérgenos de los Productos Terminados, el tablero de ajedrez sobre el cual trazar la estrategia.
Pero eso, en el próximo capítulo….
❤️ ¿Qué te pareció esta edición?
Cuando sea el momento adecuado, te puedo ayudar de varias formas:
Charlas en eventos o Conferencias en Plantas Productivas
Capacitaciones o Programas sobre Alérgenos
Consultoría 1 a 1 para Consultores o Equipos de Calidad e Inocuidad
Un abrazo,
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